Respuesta corta: puedes automatizar el email de tu restaurante con los datos que ya entran por el sistema de reservas, pero la regla general es que solo puedes enviar publicidad a quien la haya pedido o autorizado de forma expresa. Los emails de confirmación y recordatorio de la reserva no son publicitarios; los de menús, eventos y ofertas necesitan una casilla de consentimiento sin marcar, una prueba de que el cliente la marcó y un enlace de baja en cada envío.
Los datos que ya tienes y no estás usando
Cada reserva deja un rastro: nombre, email, teléfono, fecha, número de comensales y, a veces, alergias o la ocasión (un cumpleaños, una cena de empresa).
Las alergias son datos de salud (artículo 9 del RGPD): úsalas solo para atender la reserva, nunca para segmentar ni para enviar publicidad.
Con ellos se pueden enviar emails útiles sin que nadie del equipo tenga que acordarse de hacerlo. La clave es separar bien dos tipos de mensaje, porque la ley los trata de forma muy distinta.
Qué dice la ley: LSSI artículo 21 y RGPD
En España, el envío de publicidad por email lo regula la Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información (LSSI). Su artículo 21.1 dice literalmente:
«Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas.»
El artículo 21.2 recoge una excepción: no se aplica la prohibición «cuando exista una relación contractual previa, siempre que el prestador hubiera obtenido de forma lícita los datos de contacto del destinatario y los empleara para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa que sean similares a los que inicialmente fueron objeto de contratación con el cliente».
Y en cualquier caso (artículos 21.2 y 22.1) tienes que permitir darse de baja de forma sencilla y gratuita en cada envío; en el email, con una dirección electrónica válida. El artículo 21.2 lo formula así: el prestador «deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de recogida de los datos como en cada una de las comunicaciones comerciales que le dirija».
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) completa el cuadro. Define el consentimiento como una manifestación de voluntad «libre, específica, informada e inequívoca» (artículo 4.11), exige que el responsable sea «capaz de demostrar» que el interesado consintió (artículo 7.1) y establece que «será tan fácil retirar el consentimiento como darlo» (artículo 7.3). Su considerando 32 es muy claro: «el silencio, las casillas ya marcadas o la inacción no deben constituir consentimiento».
Qué significa esto para un restaurante
- Casilla de consentimiento sin marcar en el formulario de reserva, separada de la aceptación de la política de privacidad.
- Prueba del consentimiento: guarda la fecha, la hora, el texto exacto de la casilla y desde dónde se dio (web, chatbot, teléfono). Si un cliente reclama, tendrás que demostrarlo.
- Enlace de baja en cada email comercial, que funcione con un clic y sin pedir contraseña ni dar explicaciones.
- Cuidado con la excepción del 21.2: que una reserva cuente como «relación contractual previa» es discutible, y la excepción solo cubre productos similares de tu propio negocio. Lo prudente es no apoyarse en ella y pedir siempre el consentimiento.
Esto es información general, no asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre tu caso, consúltalo con tu asesor o con tu delegado de protección de datos.
Qué emails tienen sentido (y cuáles necesitan permiso)
Sin consentimiento publicitario: confirmación y recordatorio
El email que confirma la reserva y el que la recuerda el día antes son transaccionales: informan de algo que el cliente ha pedido, no promocionan nada. Por eso no entran en la prohibición del artículo 21. Ojo: si metes dentro un banner de «esta semana, 2×1 en vinos», el mensaje pasa a tener contenido promocional. Mantenlos limpios.
Con matices: agradecimiento tras la visita
Si solo agradece y pide opinión, la frontera con lo comercial es fina; si incluye una oferta para volver, ya es promocional. Envíalo solo a quien marcó la casilla y te ahorras dudas.
Solo con consentimiento: menús, eventos y ofertas
El menú de temporada, la cena maridaje, las jornadas gastronómicas o la reapertura de la terraza son publicidad. Van únicamente a quien lo autorizó, con tu nombre de empresa bien identificado y con el enlace de baja.
Un flujo de ejemplo, paso a paso
Así quedaría una automatización típica que conecta el sistema de reservas con una herramienta de email como Brevo o Mailchimp, montada con Make, n8n o Zapier:
- Entra una reserva en tu sistema de reservas, en la web o en el chatbot.
- La automatización lee los datos: nombre, email, fecha, comensales y si marcó la casilla de comunicaciones comerciales.
- Envía la confirmación al momento y programa el recordatorio para el día anterior. Esto va a todos, porque es transaccional.
- Si marcó la casilla, añade el contacto a la lista de novedades de la herramienta de email, guardando fecha, hora, origen y texto del consentimiento. Si no la marcó, no lo añade.
- Tras la visita, envía el agradecimiento solo a los contactos de esa lista.
- Si alguien se da de baja, la herramienta de email lo saca de la lista y la automatización lo marca también en tu hoja o CRM, para que nadie lo vuelva a meter a mano.
- Si un paso falla (la herramienta de email no responde, falta el email en la reserva), te llega un aviso para revisarlo.
Si las reservas te entran por WhatsApp, puedes ver cómo encajarlo en automatizar reservas por WhatsApp.
Errores típicos
- Casilla premarcada o un único check que mezcla «acepto la política de privacidad» y «quiero recibir publicidad».
- Importar a la herramienta de email toda la base de reservas de golpe y mandar una campaña a todo el mundo.
- No guardar la prueba del consentimiento, o guardarla en un sitio que se pierde al cambiar de programa.
- Bajas que no se sincronizan: el cliente se da de baja en la herramienta de email, pero sigue en la hoja de cálculo y alguien lo vuelve a importar.
- Mezclar promoción dentro de la confirmación de la reserva.
- Automatizaciones sin aviso de fallo: dejan de funcionar un día y nadie se entera durante semanas.
Cómo empezar
Empieza por lo que no necesita consentimiento: confirmación y recordatorio automáticos. A la vez, añade la casilla sin marcar a tu formulario de reserva para ir construyendo, desde hoy, una lista de gente que sí quiere saber de ti. Cuando tengas contactos suficientes, activa el agradecimiento y los avisos de menús y eventos.
En Altoestrato conectamos los programas que ya usa tu negocio (sistema de reservas, TPV, formulario web, hoja de cálculo y herramienta de email) para que los datos pasen solos de uno a otro, con aviso si algo falla. Usamos herramientas como Make, n8n o Zapier, o desarrollo a medida cuando hace falta. En hostelería, por ejemplo, automatizamos el cierre de caja diario de un negocio de uno o varios locales para que llegue al móvil: el desvío del peor mes entre caja y TPV pasó del 18,3 % al 0,14 %.
Precios orientativos, sin IVA:
- Primera automatización: 490 €. Un flujo entre 2 o 3 programas, aviso si falla y un mes de soporte. El flujo reserva → email de este artículo encaja aquí.
- Proyecto de automatización: desde 2.500 €, si quieres conectar más piezas.
- Chatbot con reservas: 990 € + 79 €/mes, si además quieres que el chatbot recoja la reserva y el consentimiento. Más información en chatbot para restaurantes y hoteles.
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